dodis.ch/68116Mitteilungen der Direktion für Entwicklungszusammenarbeit, humanitäre Hilfe und technische Zusammenarbeit mit Zentral- und Osteuropa des EDA an die Koordinationsbüros1

Was beschäftigt uns in Bern?

Ich hoffe, Sie und Ihre Familie haben das neue Jahr gut angefangen. Ich möchte Ihnen bei dieser Gelegenheit für die 1994 geleistete Arbeit, Ihre Anstrengungen in einem oft schwierigen Umfeld und Ihren Einsatz danken. Für mich ist es immer wieder entscheidend zu wissen, dass ich an der Zentrale und in den Koordinationsbüros auf motivierte und engagierte Mitarbeiter/innen zählen kann.

Hier also einige Informationen aus der Zentrale in Bern:

Die Budgetdebatte 1995 ist beendet.2 Das Gesamtbudget der DEH wird noch um ca. 1% zunehmen (vor allem durch die Beiträge an IDA-10).3 Das bilaterale EZA-Budget wird um 4 Mio. Franken geringer sein als 1994 (Abnahme von 468 auf 464 Mio. Franken). Für die Koordinationsbüros und die Schwerpunktländer bedeutet dies, dass die Budgetzuteilungen in ähnlicher Grössenordnung erfolgen können wie 1994. Selbstverständlich wird es Unterschiede zwischen einzelnen Ländern geben. Für die Budgetzuteilungen sind die Sektionen zuständig.

Für die längerfristige Budget- und Finanzplanung haben die geografischen Sektionen und Fachdienste im operationellen EZA-Bereich die Planungsvorgabe erhalten, mit den gleichen nominalen Budgetzahlen für die nächsten 2–3 Jahre zu rechnen (1995–1997). Dies gilt im Normalfall – als Richtschnur – auch für Sie.

Es ist wichtig, dass Sie und Ihre Mitarbeiter/innen bei Ihren Kontakten mit Schweizern auf der Durchreise (insbesondere bei Politikern, Medienleuten, Wirtschaftsvertretern etc.) auf die schwierige Situation im Budgetbereich hinweisen.

Der neue Rahmenkredit für die technische Zusammenarbeit und Finanzhilfe ist definitiv bereinigt worden und beläuft sich auf 3,8 Milliarden Franken für vier Jahre (1995–1998).4

In meinem letzten Schreiben habe ich Ihnen mitgeteilt, dass diese schwierige «Sparzeit» auch positive Aspekte zeigt, und dass es unsere Aufgabe ist, daraus das Beste zu machen.5 Ich möchte darauf zurückkommen und vor allem zwei Punkte besonders erwähnen:

– Das Schwergewicht muss in den kommenden Jahren auf einer konsequenten Überprüfung unseres Programms liegen, und zwar in bezug auf den Nutzen für die unterstützte Bevölkerung oder Zielgruppe und die Kosten unserer Unterstützungsmassnahmen und die langfristige Nachhaltigkeit. Es heisst, den Mut aufzubringen, auch Unterstützungsaktionen zu beenden. Es heisst auch, neue Aktionen so zu planen, dass sie bei beschränkten Budgetmitteln einen optimalen Nutzen ergeben und auf effektive Nachhaltigkeit durch eine echte Partizipation der Betroffenen ausgerichtet sind. Dies aber nicht nur in unserem entwicklungspolitischen Diskurs, sondern auch in der realen Welt unserer Unterstützungsmassnahmen.

– Es besteht in solchen Sparsituationen die Gefahr, dass aus einer «Sparpsychose» heraus die Mitarbeiter/innen den Kopf hängen lassen und keine neuen Projekte abklären. Sie müssen sich bewusst sein, dass wir heute die Ausgaben von 1996 und 1997 beschliessen. Jedes «Übersparen» heute führt zu Problemen in zwei bis drei Jahren. Oder anders gesagt: Ein Finanzengpass heute sagt noch nichts aus über die Situation in einigen Jahren – und umgekehrt. Es ist deshalb wichtig, eine genaue Finanzplanung zu machen für die nächsten Jahre, mit einer entsprechenden Überprogrammierung. Es gibt dazu eine eindeutige Vorgabe: Wir rechnen mit denselben, nominalen Finanzvolumen, wie wir heute haben. Es ist Ihre Verantwortung, mit der Sektion zusammen die Ausgaben so zu planen, dass kein «Ziehharmonika-Effekt» entsteht. Die Gesamt-Budgetplanung vor Ort für ein Schwerpunktland für die nächsten drei bis vier Jahre ist eine der wichtigsten Aufgaben der Koordinatorin/des Koordinators und ihrer/seiner Equipe. Die Erfahrung zeigt uns, dass der Aufbau neuer Unterstützungsprogramme längere Zeit benötigt, als normalerweise angenommen wird und dass der Auszahlungsrhythmus meist überschätzt wird.

Die Sparmassnahmen haben auch noch eine andere Seite. Es ist mir wichtig, dass wir gegen aussen klar zeigen, dass wir auch im Kleinen sparsam sind und insbesondere bei sensiblen Ausgabeposten, wie Spesen, Reisen, Seminarien etc. Zurückhaltung üben und vor allem jede Luxusausgabe vermeiden. Der/Die Koordinator/in hat die Aufgabe, dort einzugreifen, wo er/sie Missbräuche feststellt.

Die Reorganisation des EDA ist beschlossen.6 Für die DEH ist von Bedeutung, dass das BZO (Büro für Zusammenarbeit mit Ost- und Mitteleuropa) seit dem 1. Januar 1995 der DEH angegliedert ist.

Für diese organisatorische Umsetzung dieser Angliederung ist eine Projektgruppe geschaffen worden, die bis Ende März 1995 Anträge ausarbeiten muss, wie diese Angliederung erfolgen soll. Bereits entschieden ist, dass die Osthilfe als eine Einheit mit eigener Identität weitergeführt wird und neben der EZA und der HH das dritte operative Element der DEH bilden wird. Gleichzeitig werden wir versuchen, möglichst viele Synergien im administrativen und operationellen Bereich zu erreichen. Die Vorbereitungen haben im Dezember 1994 begonnen und laufen seit Mitte Januar auf Hochtouren.7

Die Umsetzung einer solchen Reorganisation löst immer Unsicherheiten bei den betroffenen Mitarbeitern aus. Es ist deshalb unser Anliegen, diese Angliederung möglichst rasch zu realisieren. Für die neue DEH wird dann auch noch ein neuer Name gefunden werden müssen. Die jetzige Sprachschöpfung «Direktion für Entwicklungszusammenarbeit, Humanitäre Hilfe und Technische Zusammenarbeit mit Zentral- und Osteuropa» ist zwar formal korrekt, aber aus verschiedenen Gründen nicht zufriedenstellend.

Ich werde Sie Ende März 1995 über den neuen Stand informieren können. Die Projektgruppe wird auf dieses Datum aufgelöst und die Verantwortung wieder voll in die Linie zurückgehen.8

Die Situation in Rwanda hat uns sehr beschäftigt. Ich möchte hier nicht auf die Ereignisse der letzten acht Monate oder die sehr schwierige Lage eingehen, in der sich das Land heute befindet. Die schweizerische EZA ist in Rwanda gegenwärtig suspendiert. Dagegen ist ein grosses humanitäres Hilfsprogramm notwendig geworden. Ebenso werden Massnahmen zur Förderung des nationalen Ausgleichs (unabhängiges Radio, Unterstützung von Seminarien etc.) unterstützt.9 Herr Bundesrat Cotti hat eine Studiengruppe eingesetzt, welche die letzten dreissig Jahre der schweizerischen EZA in Rwanda analysieren wird, um daraus Erfahrungen und mögliche Lehren für die Zukunft zu ziehen.10 Die Ergebnisse werden im Herbst 1995 erwartet.11

Einen Aspekt möchte ich hier besonders betonen, der Ihnen vielleicht etwas weniger bewusst ist. In einem Teil der Medien (insbesondere der französischsprachigen Schweiz) ist die DEH massiv und ausserordentlich undifferenziert angegriffen worden. Insbesondere wurde unterstellt, die DEH habe die Augen vor der sich verschlechternden Lage verschlossen und sei dementsprechend mitverantwortlich für das, was nachher geschehen sei. Darauf antwortende Erklärungen der DEH wurden von den Medien entweder nicht oder gekürzt, selektiv und tendenziell wiedergegeben. Es war nicht möglich, die Diskussion auf einer sachlichen Ebene zu führen.12

Ich teile Ihnen dies mit, damit Sie sich bewusst sind, dass Sie insbesondere an Journalisten, die Sie wenig oder nicht kennen, keine vertraulichen Mitteilungen weiterleiten und ihre Äusserungen gut abwägen. Es ist wichtig, ein positives und konstruktives Bild unserer Tätigkeiten und Unterstützungsmassnahmen zu vermitteln. Der Kampf der Medien um Auflagezahlen und Einschaltquoten ist so gross, dass jeder Bericht einen sensationellen Aufhänger benötigt. Dabei tritt die professionelle Verantwortung leider etwas in den Hintergrund. Das sind Realitäten, mit denen wir heute leben müssen.

Es geht mir keineswegs darum, unsere Rolle in Rwanda nicht auch kritisch zu hinterfragen. Ich glaube, dies ist insbesondere für die Zukunft wichtig.

Konsterniert und erschüttert haben wir anfangs Oktober 1994 die Kunde vom Tod unseres Kollegen Jean-Claude Berberat erhalten, der auf einer Dienstreise im Norden Malis bei einem Überfall von unkontrollierten Einheiten der Armee getötet wurde.13 Die malischen Behörden haben uns auf höchster Ebene (Präsident, Premierminister und weitere Minister) ihr Bedauern ausgesprochen und die strafrechtliche Verfolgung der Schuldigen zugesagt.

Den politischen, wirtschaftlichen und sozialen Hintergrund zu diesem Überfall bilden die Auseinandersetzungen zwischen den Nomaden und Viehzüchtern (insbesondere den Tuaregs) und den sesshaften Bauern. Diese Spannungen hatten auch ihren Einfluss auf das von der Schweiz unterstützte Programm. Eine Auseinandersetzung, die nicht nur in Mali, sondern auch in anderen Sahelländern aktuell ist.

Wir haben am 2. November 1994 in Bévilard mit einem Trauergottesdienst von Jean-Claude Berberat Abschied genommen. Es war ein schöner, sonniger Herbsttag in seinem heimatlichen Jura, der uns noch lange in Erinnerung bleiben wird.

Der Tod von Jean-Claude hat uns erneut und auf drastische Weise wieder in Erinnerung gerufen, dass in vielen Regionen dieser Welt die Sicherheitssituation schwieriger geworden ist. Herr Direktor Fust hat Sie in seinem Schreiben zum Jahreswechsel über die verschiedenen Fälle informiert.14

Sicherheitsprobleme nehmen weltweit zu; insbesondere aber auch in einigen Entwicklungsländern. Wir können und wollen auch nicht Regelungen in bezug auf die Sicherheit unserer Mitarbeiter/innen von der Zentrale aus erlassen, ausser in Ausnahmefällen. Jeder Fall hat einen eigenen Hintergrund. Wir möchten jedoch die wichtigsten Grundsätze in bezug auf Sicherheitsfragen in Erinnerung rufen:

– Für die eigene Sicherheit sind jede/r Mitarbeiter/in der DEH (Koordinationsbüro und Projekte) sowie die Regisseure selbst verantwortlich. Es ist wichtig, diese Selbstverantwortung sich selbst und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern regelmässig wieder in Erinnerung zu rufen. Dies setzt voraus, dass sich die Mitarbeiter/innen immer wieder über die Sicherheitslage informieren, mit ihren lokalen Partnern darüber sprechen und Veränderungen in ihrem Umfeld oder in der allgemeinen Situation wahrnehmen (und nicht ausblenden).

– Als Koordinator/in haben Sie die Aufgabe, bei prekären Sicherheitslagen für Ihre Mitarbeiter/innen entsprechende Anweisungen zu erlassen (für das Koordinationsbüro und die Projekte). Regieorganisationen sind zu beraten und zu informieren; in Krisenfällen haben Sie Weisungsbefugnis auch gegenüber Regieprojekten.

– Im Zweifelsfall ist ein Sicherheitsrisiko zu vermeiden. Ist in einer unsicheren Situation eine Reise nicht zu vermeiden, so ist es wichtig, dass Sie über Ihre Absichten, Ziele, die Reiserouten sowie die Ankunfts- und Abreisedaten informieren.

– Informieren Sie uns, wenn sich die Sicherheitssituation in ihrem Einsatzland ändert und Sie Massnahmen ergreifen müssen.

Wir wollen die Situation nicht dramatisieren. Es ist uns aber wichtig, dass Sie diesen Aspekten Ihre Aufmerksamkeit schenken und alle Ihre Mitarbeiter/innen inkl. die Projektleiter der Regieorganisationen entsprechend informieren. Denken Sie auch daran, dass diese Fragen auch eine zunehmende innenpolitische Bedeutung in der Schweiz erhalten, insbesondere durch das Interesse der Medien.

Anlässlich von Besuchen in Koordinationsbüros ist offensichtlich von privatrechtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Befürchtung geäussert worden, dass ihre langfristige Anstellung durch die DEH nicht mehr gewährleistet sei. Uns ist nicht klar, woher diese Gerüchte stammen. Es ist mir jedoch ein Anliegen, die folgenden Punkte klar zu stellen:

– Alle Mitarbeiter/innen des Strukturpersonals mit unbefristeten Verträgen (und mehr als einem Einsatz), die zufriedenstellende Leistungen erbringen, werden von uns als Langfristmitarbeiter/innen betrachtet und entsprechend behandelt; d. h., wir sichern ihnen einen festen langfristigen Arbeitsplatz im Rahmen der DEH-Arbeitsplatzmöglichkeiten zu. Diese Möglichkeiten sind weiterhin vorhanden. In der Personalpolitik und den Merkblättern zur Personalpolitik der DEH sind die Grundsätze festgelegt.

– Es ist richtig, dass mit dem neuen Rahmenkredit die DEH vom Bundesrat aufgefordert wurde (auf Antrag des Eidgenössischen Finanzdepartementes),15 die privatrechtlichen Anstellungsverhältnisse zu überprüfen und 1998 über andere Möglichkeiten Bericht zu erstatten. Schon 1990 hatten wir die Auflage, dieses Statut nach vier Jahren zu evaluieren und dem Bundesrat entsprechend Bericht zu erstatten.

– Ausnahmen davon bilden Mitarbeiter/innen, denen bei der Anstellung erklärt wurde, dass ihre langfristige Anstellung nicht vorgesehen oder garantiert werden kann (aus Altersgründen [Alterspyramide der DEH], aus allgemeinen Überlegungen zur Zusammensetzung des Personalkörpers etc.) oder Mitarbeiter/innen, deren Leistungen nicht zufriedenstellend sind oder die sich nicht für andere Aufgaben in der DEH eignen.

– Trotz klarer mündlicher oder zum Teil schriftlicher Abmachungen kommt es doch immer wieder zu Missverständnissen, da klare Aussagen der DEH anlässlich der Anstellung in Vergessenheit geraten oder aus dem Bewusstsein ausgeblendet werden (z. B. eine klare Stellungnahme zur «Nicht-Garantie» einer Langfristanstellung). Andererseits sind wir uns auch bewusst, dass es durchaus auch von Seite der DEH in der Vergangenheit zu falschen Signalen gekommen ist, sei dies in der Beurteilung der Leistungen, in der Eignungsbeurteilung oder mit falschen Informationen.

Ich bitte alle Mitarbeiter/innen, die sich in diesen Fragen unsicher fühlen, sich mit dem zuständigen operationellen Sektionschef/Fachdienstleiter, Abteilungsleiter und der Personalsektion (Herren Benjamin Affolter oder Heinz Rudolf von Rohr) in Verbindung zu setzen und das Gespräch mit ihnen zu führen.

Wichtig ist auch, dass der/die Chef/in des Koordinationsbüros in diesen Fragen eine klare Haltung einnimmt und seine/ihre Mitarbeiter/innen berät und unterstützt. Wenn er/sie selbst solche Befürchtungen verbreitet und damit Unsicherheiten schafft, so erfüllt er/sie seine/ihre Aufgabe als Leiter/in des Koordinationsbüros nicht.

6.1 Zusammenarbeit Zentrale–Koordinationsbüros

Die Arbeiten mit Planconsult gehen planmässig voran. Der Bericht ist auf März 1995 vorgesehen; bei dieser Gelegenheit werde ich Sie eingehend informieren.16

Im Moment laufen die Vorschläge der Projektgruppe in Richtung auf mehr Verantwortung und Kompetenzen in den Koordinationsbüros (Leistungsauftrag), verbunden mit einer verstärkten Leistungsbeurteilung sowie einer verstärkten Programmteambildung an der Zentrale für die Programmsteuerung. Es handelt sich dabei aber um Stossrichtungen. Entscheide sind im Sommer 1995 zu erwarten.

6.2 Erfahrungen mit den Diskussionen der Jahresprogramme 1995

Die Erfahrungen mit den Diskussionen zu den Jahresprogrammen der Schwerpunktländer und der geografischen Sektionen waren vielfältig, interessant und aufschlussreich. Diese Diskussionen bilden einen wichtigen «moment fort» in der operationellen Arbeit der DEH. Einige Bemerkungen zu den diesjährigen Erfahrungen sind mir wichtig:

– Das Jahresprogramm «Schwerpunktländer» ist das Arbeitsprogramm des Koordinationsbüros (und nicht der Zentrale). Es soll dem Koordinationsbüro als Monitoring- und Steuerungsinstrument dienen.

– Für die Zentrale hat das Jahresprogramm die Funktion der Mitsteuerung, der allgemeinen Orientierung, des Festlegens von Vorgaben und insbesondere der Delegation (nur wenn die Leitplanken festgelegt sind, kann echt delegiert werden).

– Die Erarbeitung der Jahresprogramme ist offensichtlich in verschiedenen Fällen verschieden erfolgt: Oft als Teamarbeit zwischen Koordinationsbüro-Team und der/dem Programmbeauftragten der Zentrale, teilweise aber auch als eine Addition von Beiträgen einzelner Mitarbeiter/innen des Koordinationsbüros. Ich möchte hier folgendes festhalten:

· Das Jahresprogramm eines Schwerpunktlandes bildet das operationelle Arbeitsprogramm des Koordinationsbüros (es muss also alle Aspekte umfassen), das gemeinsam vom Team im Koordinationsbüro ausgearbeitet, mit dem/der Zentralen-Vertreter/in ausdiskutiert und im Entwurf festgelegt wird, und das die Grundlage und den Konsens für die Prioritäten und die Aktivitäten während des Jahres bildet. Es ist deshalb wünschenswert, dass sich bei der Erarbeitung ein intensiver Dialog, Diskussionen und auch Auseinandersetzungen über Schwerpunkte und Prioritäten innerhalb einer Equipe ergeben. Ist dies nicht der Fall, dann sind bei der Erarbeitung die wichtigen Probleme wahrscheinlich nicht angesprochen worden.

· Die/Der Programmbeauftragte der Zentrale sollte an dieser Diskussion teilnehmen. Es ist wahrscheinlich effizient, wenn einzelne Teile vorher von einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern separat vorbereitet werden. Die Diskussion und Auseinandersetzung für das Ganze sollte aus meiner Sicht gemeinsam geführt werden. Eine solche Teamarbeit muss gut vorbereitet sein, systematisch geführt und geleitet werden (Moderation ist sehr wichtig). Eine Woche sollte normalerweise dafür eingesetzt werden. Dabei geht es nicht um stilistische Bereinigungen, sondern um grundsätzliche entwicklungspolitische und operationelle Diskussionen. Obwohl ich hier keine verbindlichen Regeln für die Erarbeitung aufstellen möchte (es kann deshalb auch andere Erarbeitungsformen geben!), ist es mir wichtig, dass der Prozess partizipativ geführt wird und dass die «heissen Eisen» angesprochen werden. Dies bildet eine wichtige Grundlage, damit das Jahresprogramm nachher auch als Delegationsinstrument dient.

– Wir werden im Januar oder Februar 1995 die Erfahrungen aus den diesjährigen Jahresprogrammdiskussionen kurz auswerten und in die Planung für die Jahresprogramme 1996 einbringen.

– Es ist trotz meiner Vorgabe vom 7. Oktober (das Jahresprogramm ist spätestens 14 Tage vor der Diskussion in Bern an die zuständige Botschaft zu senden)17 wieder vorgekommen, dass Jahresprogramme den zuständigen Botschaften zu spät zur Stellungnahme zugesandt wurden. Der/Die Koordinator/in ist in Zukunft dafür verantwortlich, dass diese Fristen eingehalten werden.

7.1

Die Vorbereitungen für den kommenden Sozialgipfel in Kopenhagen (Sommet mondial sur le développement social, März 1995)18 sowie die Frauenkonferenz in Peking (Fourth World Conference on Women, September 1995)19 beanspruchen viel Zeit und Energie für die betroffenen Sektionen und Dienste. Wir bitten Sie, die Diskussionen in Ihren Ländern zu diesen Themen etwas zu verfolgen.

7.2 CGIAR High Level Meeting in Luzern

Am 9./10. Februar 1995 findet in Luzern das CGIAR High Level Meeting auf Ministerebene statt, organisiert von der DEH. Zentral geht es dabei um grundsätzliche Fragen der internationalen landwirtschaftlichen Forschung in bezug auf die Sicherstellung der mittel- und langfristigen Finanzierung, die Ausrichtung der Forschung, um interne Strukturen und Entscheidungsabläufe. Innerhalb der DEH ist der Fachdienst Landwirtschaft für die Organisation zuständig.20

Anstelle des Koordinatorenseminars Westafrika, das auf Oktober 1995 verschoben wurde,21 werde ich ca. vom 12.–18. Februar 1995 Bénin besuchen (das Programm ist in Ausarbeitung).22 Der Rest meines Programms bleibt gleich wie in den Mitteilungen vom 7. Oktober 1994.

In der Beilage lasse ich Ihnen gleichzeitig die indikative Dienstreiseplanung der Direktionsmitglieder für 1995 zukommen.23

Die nächsten Mitteilungen erfolgen voraussichtlich Ende März 1995.24 Da es sich nicht nur um eine Einwegkommunikation handeln soll, können Sie mir bis spätestens Mitte März 1995 von Ihrer Seite Fragen, Probleme, Feststellungen etc. mitteilen, die Sie gerne behandelt hätten oder zu denen Sie eine Stellungnahme der Zentrale wünschen. Es sollte sich dabei mit Schwergewicht um Fragen aus dem operationellen Bereich handeln.

Ende 1995 sehe ich vor, dass wir diese Form der Kommunikation zwischen der Zentrale und den Koordinationsbüros evaluieren. Je nach Resultat werden wir dann über die Weiterführung in ähnlicher oder veränderter Form oder über die Einstellung entscheiden. Ich bitte Sie und Ihr Team, sich Gedanken für die kommende Beurteilung zu machen.

Diese Mitteilungen werden jeweils in deutscher Sprache an alle Koordinationsbüros der DEH versandt. Damit auch die lokalen Mitarbeiter/innen diese Informationen erhalten, möchte ich Sie anfragen, ob Sie die Mitteilungen in Zukunft in die französische, englische oder spanische Sprache in Ihrem Koordinationsbüro (oder durch aussenstehende Mitarbeiter/innen) übersetzen könnten. Die Verteilung könnten wir übernehmen. Für die Mitarbeit danke ich Ihnen im voraus bestens!